土地開発公社（個人情報保護規程実施要領）

　（趣旨）
　第1条　この実施要領は、新宿区土地開発公社個人情報保護規程（平成18年新
　　宿区土地開発公社規程第1号。以下「規程」という。）の規定に基づいて新
　　宿区土地開発公社（以下「公社」という。）が行う個人情報の保護に関する
　　事務について、必要な事項を定めるものとする。
　（定義）
　第2条　この実施要領において使用する用語の意義は、次に掲げるものを除く
　　ほか、規程で定める用語の例による。
　　(1) 理事長　新宿区土地開発公社定款第7条第1項に規定する理事長をいう。
　　(2) 事務局　新宿区土地開発公社処務規程（以下「処務規程」という。）第
　　　2条に規定する事務局をいう。
　　(3) 事務局長　処務規程第3条第1項に規定する事務局長をいう。
　（保有個人情報保護管理責任者等）
　第3条　規程第9条の保有個人情報保護管理責任者（以下「保有個人情報保護
　　管理責任者」という。）は、事務局長をもって充てる。
　2　保有個人情報保護管理責任者を補佐するため、事務局に保有個人情報保護
　　管理事務取扱者を置く。
　3　保有個人情報保護管理事務取扱者は、処務規程第3条第1項第1号に規定
　　する課長の中から事務局長が指名する。
　（個人情報業務の登録等）
　第4条　規程第10条第1項の個人情報業務登録簿は、個人情報業務登録票（第
　　1号様式）をまとめたフォルダーとする。
　2　規程第10条第1項第6号の公社が定める事項は、次に掲げるものとする。
　　(1) 個人情報業務を開始した年月日
　　(2) 個人情報の利用目的
　　(3) 個人情報の収集の方法
　　(4) 個人情報の記録の媒体
　　(5) 前各号に掲げるもののほか、理事長が必要と認める事項
　（目的外利用及び外部提供の記録等）
　第5条　規程第11条第3項及び第12条第3項の公社が定める事項は、次に掲げ
　　るものとする。
　　(1) 個人情報業務の名称
　　(2) 利用目的以外の目的のための保有個人情報の利用（以下「目的外利用」
　　　という。）を行った相手方又は公社以外のものへの保有個人情報の提供
　　　（以下「外部提供」という。）を行った相手方の名称
　　(3) 目的外利用を行った個人情報業務の名称又は外部提供を行った相手方の
　　　業務の名称
　　(4) 目的外利用又は外部提供に係る保有個人情報の項目
　　(5) 目的外利用又は外部提供を行った事実上の理由
　　(6) 目的外利用又は外部提供を行った法的根拠
　　(7) 目的外利用又は外部提供の期間
　　(8) 目的外利用又は外部提供した保有個人情報の記録の媒体
　　(9) 前各号に掲げるもののほか、理事長が必要と認める事項
　2　規程第11条第3項及び第12条第3項の規定による記録は、目的外利用・外
　　部提供記録票（第2号様式）に記載することにより行うものとする。
　（業務の委託に伴う手続）
　第6条　規程第14条の必要な措置は、契約書、協定書、確認書、覚書その他こ
　れらに類する書類に、次に掲げる事項を明記することとする。ただし、委託す
　る業務の内容又は性質により当該事項を明記することが困難である場合であっ
　て、理事長が特に認めたときは、この限りでない。
　　(1) 個人情報の秘密の保持に関すること。
　　(2) 提供に係る個人情報の利用の目的以外の目的のための利用及び第三者へ
　　　の提供の禁止に関すること。
　　(3) 再委託の禁止に関すること。
　　(4) 個人情報の複写及び複製の禁止に関すること。
　　(5) 業務終了後における提供資料の返還義務に関すること。
　　(6) 個人情報の管理方法の指定に関すること。
　　(7) 個人情報の管理状況について、必要に応じて役職員が立入調査を行うこ
　　　とができること。
　　(8) 事故発生時における区への報告に関すること。
　　(9) 前各号に掲げる事項に違反し、又は怠った場合における受託業務者名の
　　　公表の措置及び損害賠償の義務に関すること。
　　(10)前各号に掲げるもののほか、理事長が個人情報を保護するために必要と
　　　認める事項
　（外部電子計算機との結合の記録等）
　第7条　規程第16条第2項の公社が定める事項は、次に掲げるものとする。
　　(1) 個人情報業務の名称
　　(2) 外部電子計算機との結合を行った理由
　　(3) 外部電子計算機との結合を行った相手方
　　(4) 外部電子計算機との結合に係る個人情報の項目
　　(5) 外部電子計算機との結合の根拠
　　(6) 外部電子計算機との結合の期間
　　(7) 前各号に掲げるもののほか、理事長が必要と認める事項
　2　規程第16条第2項の規定による記録は、外部電子計算機との結合記録票
　　（第3号様式）に記載することにより行うものとする。
　（開示請求等の手続）
　第8条　規程第24条第1項の請求書は、次に掲げる区分に応じ、当該各号に定
　　めるものとする。
　　(1) 規程第17条第2項の開示請求（以下「開示請求」という。）自己情報開
　　　示請求書（第4号様式）
　　(2) 規程第20条第2項の訂正請求（以下「訂正請求」という。）自己情報訂
　　　正請求書（第5号様式）
　　(3) 規程第22条第2項の利用停止請求（以下「利用停止請求」という。）自
　　　己情報利用停止請求書（第6号様式）
　2　開示請求、訂正請求又は利用停止請求（以下「開示請求等」という。）を
　　行おうとする者（以下「開示請求者等」という。）が前項各号に掲げる請求
　　書（以下「請求書」という。）を提出しようとする場合には、当該開示請求
　　者等に係る官公署の発行した免許証又は身分証明書等で、写真に浮き出しプ
　　レスによる証印のあるもの又は写真を特殊加工してあるものを提示しなけれ
　　ばならない。ただし、理事長が、郵送その他適当と認めた方法により開示請
　　求者等に対し文書により照会し、その回答書を当該開示請求者等が自ら持参
　　したときは、この限りでない。
　3　未成年者又は成年被後見人の法定代理人（以下「法定代理人」という。）
　　が本人に代わって当該本人に係る請求書を提出しようとする場合には、当該
　　法定代理人に係る官公署の発行した免許証若しくは身分証明書等で、写真に
　　浮き出しプレスによる証印のあるもの若しくは写真を特殊加工してあるもの
　　を提示し、又は理事長が照会した回答書を当該法定代理人が自ら持参するほ
　　か、戸籍謄本等当該本人と当該法定代理人との関係を明らかにすることがで
　　きる書類を提示しなければならない。
　（開示請求に関する確認書）
　第9条　理事長は、前条第3項の規定に基づき、本人に代わって開示請求が行
　　われた場合において、当該開示請求に係る未成年者が15歳に達しているとき
　　は、当該開示請求に係る保有個人情報が規程第19条第8号に掲げる情報に該
　　当するか否かを判断するため、当該未成年者に、開示請求に関する確認書
　　（第7号様式）を提出するよう求めることができる。
　（開示請求等に対する決定及び措置）
　第10条　規程第26条第1項の公社が定める事項は、次に掲げるものとする。
　　(1) 開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する場合には、規程
　　　第28条第1項各号に定める方法のうちいずれかの方法並びに開示する日時
　　　及び場所
　　(2) 開示請求に係る保有個人情報の一部を開示する場合には、開示しない部
　　　分及びその理由等
　　(3) 開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない場合には、当該開示を
　　　しない理由
　2　規程第26条第1項の書面は、自己情報開示・非開示決定通知書（第8号様
　　式）とする。
　3　規程第26条第2項の公社が定める事項は、次に掲げるものとする。
　　(1) 訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行う場合には、当該保有個人情報
　　　の利用目的。ただし、規程第5条第2項各号のいずれかに該当する場合は、
　　　この限りでない。
　　(2) 訂正請求に係る保有個人情報の訂正を行わない場合には、当該訂正を行
　　　わない理由
　4　規程第26条第2項の書面は、自己情報訂正・非訂正決定通知書（第9号様
　　式）とする。
　5　規程第26条第3項の公社が定める事項は、次に掲げるものとする。
　　(1) 利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行う場合には、当該保有
　　　個人情報の利用目的及び利用停止の方法。ただし、規程第5条第2項各号
　　　のいずれかに該当する場合における当該利用目的については、この限りで
　　　ない。
　　(2) 利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止を行わない場合には、当該
　　　利用停止を行わない理由
　6　規程第26条第3項の書面は、自己情報利用停止・非利用停止決定通知書
　　（第10号様式）とする。
　（開示決定等の期間延長の通知）
　第11条　規程第27条第2項の書面は、自己情報開示決定等期間延長通知書（第
　　11号様式）とする。
　2　規程第27条第3項の書面は、自己情報開示決定等期間再延長通知書（第12
　　号様式）とする。
　（開示の実施の方法等）
　第12条　規程第28条第1項の開示の実施は、次に掲げる区分に応じ、当該各号
　　に定める方法により行う。
　　(1) 文書又は図画（次号から第5号までに該当するものを除く。）閲覧又は
　　　写しの交付
　　(2) マイクロフィルム　印刷物として出力したものの閲覧又は、その写しの
　　　交付
　　(3) 写真フィルム　印画紙に印画したものの閲覧又はその写しの交付
　　(4) スライド　視聴
　　(5) 映画フィルム　視聴
　　(6) 電磁的記録（次号に該当するものを除く。）印刷物として出力したもの
　　　の閲覧又はその写しの交付
　　(7) 録音テープ又はビデオテープ等　視聴
　2　規程第28条第1項の開示の実施は、理事長が指定する日時及び場所におい
　　て、公社の役職員の立会いのもとに行われなければならない。
　3　前項の場合において、保有個人情報の閲覧を行う者は、当該保有個人情報
　　に係る記録を丁寧に取り扱い、汚損、破損又は抜取りを行ってはならない。
　4　理事長は、前項の規定に違反した者又は違反するおそれがあると認める者
　　に対しては、保有個人情報の閲覧を中止させ、又は禁止することができる。
　（保有個人情報の提供先への通知）
　第13条　規程第30条の書面は、保有個人情報訂正通知書（第13号様式）とする。
　（補則）
　第14条　この規則の施行について必要な事項は、理事長が別に定める。
　
　　　附　則（平成18年10月23日18新土開公第29号。全部改正）
　　この実施要領は、平成18年11月1日から施行する。